Chini ya Sheria ya Usalama na Afya Kazini (OSHA), wafanyikazi wako wana haki ya kukurejeshea ukiukaji wowote wa usalama unaohusiana na kazi, pamoja na utumiaji wa vifaa hatari, ulinzi wa moto, au mfiduo wa kelele. Kujua jinsi ya kujibu malalamiko ya OSHA, na kuwa na utaratibu uliopo, itasaidia kampuni yako kukaa kwenye biashara na kukidhi mahitaji yote ya udhibiti yanayoshughulikiwa na malalamiko.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 4: Kuguswa na Simu ya Kwanza
Hatua ya 1. Usiogope
Kupokea malalamiko ya OSHA labda itakushtua, lakini usiogope! Unachohitaji kufanya ni kubaki mtulivu na mwenye heshima, sikiliza kwa uangalifu na ufuate maagizo, fanya mabadiliko yoyote muhimu, na tuma barua ya kujibu inayoonyesha hii. Kwa kweli, malalamiko yako ya OSHA yanapaswa kutatuliwa katika suala la siku.
Hatua ya 2. Sikiza kwa makini
Unapopokea simu ya kwanza kukujulisha malalamiko ya OSHA, sikiliza kwa uangalifu mwakilishi kwenye simu. Epuka kuuliza maswali yoyote! Kuwa tu mtaalamu kadri uwezavyo na andika habari zote.
Hatua ya 3. Jiepushe na kukubali au kuelezea chochote
Unapokuwa kwenye simu na mwakilishi, jiepushe kukubali, kukataa, au kuelezea chochote. Huu si wakati wa hayo. Sikiza tu na chukua habari nyingi uwezavyo. Wakati wa simu hii, shikilia ulimi wako.
Unaweza kusema kitu kama, "Siwezi kuthibitisha au kukataa madai haya," au kwa kifupi, "Sio sera ya kampuni yetu kujibu mara moja."
Hatua ya 4. Onyesha wasiwasi wa kweli
Baada ya kusikia kile mwakilishi anasema, chukua muda kuelezea wasiwasi wa kweli, wa kitaalam. Toa mfano kwamba unachukulia malalamiko haya kwa uzito sana.
Unaweza kuelezea wasiwasi wako moja kwa moja kwa kusema "Nachukua malalamiko haya kwa uzito sana. Usalama wa wafanyikazi wangu na mahali pa kazi ni muhimu sana kwangu."
Hatua ya 5. Tangaza nia yako ya kufuata
Eleza kuwa unakusudia kupitia madai hayo kwa uangalifu wakati unapokea barua rasmi ya malalamiko, na uzingatie maagizo yaliyotajwa ndani. Weka wazi kuwa utafanya chochote kinachohitajika kufanywa ili kutatua malalamiko haya na kurekebisha hali hiyo.
Unaweza kusema, "Nina kila nia ya kuangalia suala hili na kurekebisha shida zozote haraka iwezekanavyo."
Hatua ya 6. Asante mwakilishi wa OSHA
Mwisho wa simu yako, hakikisha kumshukuru mwakilishi kwa wakati wao. Hii inasaidia kufunga mawasiliano kwa maandishi mazuri na ya kitaalam.
Sehemu ya 2 ya 4: Kujibu Barua ya Malalamiko
Hatua ya 1. Pitia viwango vya OSHA vilivyotajwa kwenye barua hiyo
Hivi karibuni baada ya simu yako, unapaswa kupokea barua ya faksi kutoka kwa OSHA. Hii ni barua yako rasmi ya malalamiko. Pitia barua hii kwa uangalifu sana, na ujue hali ya malalamiko.
Hatua ya 2. Tuma nakala ya barua yako ya malalamiko
Kulingana na maagizo ya OSHA, lazima uweke nakala ya barua yako ya malalamiko kwenye bodi ya matangazo ya kampuni, ambapo wafanyikazi wote wanaweza kuiona.
- Nukuu lazima ibaki ikichapishwa kwa siku tatu za kazi (bila kujumuisha wikendi au likizo) au mpaka shida itakaporekebishwa.
- Hii lazima ifanyike hata ikiwa utapinga nukuu.
Hatua ya 3. Saini na faksi urudishie "Cheti cha Uchapishaji
"Baada ya kuchapisha nakala ya barua hii ambapo wafanyikazi wako wanaweza kuona, saini" Hati ya Uchapishaji "iliyojumuishwa na utumie kwa faksi kwa nambari iliyotolewa. Weka risiti yako ya faksi kama uthibitisho.
Hatua ya 4. Chunguza madai hayo
Angalia kila kitu cha malalamiko ya OSHA vizuri kabisa. Hata ikiwa umekasirishwa na malalamiko, au usiweke hisa nyingi katika uhalali wake, tafuta maeneo yoyote ambayo yanahitaji kushughulikiwa au kuboreshwa.
Hatua ya 5. Weka mpango wako wa marekebisho ukiendelea
Mara tu unapokuwa umechunguza shida zote zinazowezekana, panga mpango wa kuzirekebisha, na panga mpango wako mara moja uanze. Rekodi mabadiliko yoyote muhimu kupitia picha, risiti, au nyaraka zingine.
Sehemu ya 3 ya 4: Kuandika Barua Yako ya Kujibu
Hatua ya 1. Fanya haraka
Unapaswa kuandaa barua yako ya kujibu si zaidi ya siku tatu baada ya kupokea barua yako ya malalamiko. Mara tu malalamiko yakipokelewa, una siku tano tu za kushughulikia kikamilifu hali hiyo na uwasilishe jibu, kwa hivyo usipoteze wakati wowote.
Hatua ya 2. Tumia umbizo wazi
Angalia kwa uangalifu jinsi barua yako ya malalamiko imeundwa, angalia maandishi yaliyotumiwa, na uzingatie sauti. Utataka kulinganisha muundo na sauti ya barua uliyopokea.
- Shughulikia barua yako inayoonyesha habari kwenye barua ya malalamiko uliyopokea (pamoja na jina la mwakilishi aliyesaini barua yako ya malalamiko).
- Jumuisha nambari yako rasmi ya malalamiko katika safu ya mada.
- Linganisha salamu ya barua yako na ile iliyotumiwa katika barua ya malalamiko.
- Eleza nia yako na barua (kwa mfano, kushughulikia madai hayo na uwasilishe matokeo yako) katika utangulizi wako.
Hatua ya 3. Punguza ukweli
Katika salio la barua yako, sema ukweli kwa urahisi na wazi kadiri uwezavyo. Hapa sio mahali pa kusema vibaya juu ya mfanyakazi, kujaribu kukana madai hayo, au kujaribu kulaumu wengine. Malalamiko yako yatasuluhishwa haraka ikiwa utashughulikia tu mashtaka na kuelezea kile umefanya kurekebisha hali hiyo.
Kwa mfano, unaweza kusema, "Mnamo Novemba 5, nilipokea nambari ya malalamiko ya OSHA 2845. Katika kipindi cha siku mbili zijazo, tulichunguza nukuu 1-3 na kuanzisha hatua za kurekebisha. Mnamo Novemba 7, tulirekebisha nukuu 1 (matumizi yasiyofaa ya kofia ya moto) kwa kubadilisha vifaa (angalia risiti iliyofungwa na picha)."
Hatua ya 4. Toa nyaraka
Tuma barua yako pamoja na makaratasi yoyote ya nyongeza ambayo yatakusaidia kufunga kesi yako. Hii inaweza kujumuisha maagizo ya ununuzi, risiti, matokeo ya ufuatiliaji, maelezo ya mawasiliano ya muuzaji / kontrakta, picha, au hati nyingine yoyote inayothibitisha mabadiliko uliyofanya.
Hatua ya 5. Tuma barua
Panga barua iwe imetumwa na Barua Iliyothibitishwa (na ombi la saini ya risiti), au kwa mtumaji binafsi. Usisahau kuhusu tarehe yako ya mwisho ya siku tano!
Hatua ya 6. Piga simu na ufuatilie
Ikiwa haujasikia chochote juu ya malalamiko yako mwishoni mwa siku tatu za biashara baada ya tarehe yako ya kupokea, piga simu na ufuatilie. Kuwa na nambari yako ya kesi tayari, na uulize ripoti ya hali.
Hatua ya 7. Jitayarishe kwa ukaguzi
Inawezekana kwamba mkaguzi wa OSHA anaweza kujitokeza bila onyo kwa kituo chako. Kuwa mwema, mtaalamu na mwenye adabu, na jibu tu maswali mahususi yaliyoshughulikiwa na mkaguzi.
Hatua ya 8. Lipa adhabu yoyote
Kulingana na hali na ukali wa malalamiko, unaweza kuulizwa pia kulipa adhabu. Adhabu hii inapaswa kulipwa ndani ya siku 15 za kazi tangu kupokea dokezo kwa kutuma hundi moja kwa moja kwa OSHA. Mpaka malipo yako yatapokelewa, kesi yako haitatatuliwa.
Sehemu ya 4 ya 4: Kushindana na Malalamiko ya OSHA
Hatua ya 1. Omba mkutano usio rasmi
Ikiwa unafikiria kupinga malalamiko yako, inahimizwa sana kwako kupiga simu na kuomba mkutano usio rasmi na mwakilishi wa OSHA wa eneo lako. Wakati wa mkutano huu, utaweza kupata hali nzuri ya ukiukaji wako, jadili njia za kurekebisha, jadili chaguzi za makazi, na labda utatue nukuu na adhabu zinazobishaniwa.
Hii inaweza pia kufanywa ikiwa nia yako ni kufuata kikamilifu, au ikiwa hauna hakika ni kozi gani ya kuchukua
Hatua ya 2. Rasimu na wasilisha "Ilani ya Kusudi la Mashindano
”Ikiwa umehitimisha kuwa kipengee chochote cha malalamiko hakina msingi, au ikiwa haukubaliani na ada iliyopewa au tarehe ya kutolewa, lazima uwasilishe Ilani rasmi ya Kusudi la Shindano ndani ya siku 15 za kazi za kupokea dokezo lako. Barua yako lazima ieleze kile kinachoshindaniwa-nukuu, sehemu ya nukuu, kiwango cha ada, au tarehe ya kupunguza-wazi wazi kadiri uwezavyo. Kisha tuma ilani hii kupitia barua iliyothibitishwa.
Kwa mfano, unaweza kusema, "Ninataka kushinikiza nukuu na adhabu iliyopendekezwa kwa vitu 2 na 3 vya nukuu iliyotolewa Novemba 5, 2015."
Hatua ya 3. Subiri OSHRC ipange usikilizwaji
Mara tu Ilani yako ya Kusudi la Shindano inapopokelewa, kesi yako itakuwa rasmi kwenye kesi. Tarehe zako za kupunguza na kulipa zitasimamishwa hadi uamuzi utakapofikiwa, na kesi yako itapelekwa kwa OSHRC. OSHRC ni wakala wa kujitegemea uliojitenga na Idara ya Kazi. OSHRC itapanga kusikilizwa kwa kesi yako.
Hatua ya 4. Hudhuria usikilizaji
Mara tu tarehe yako ya kusikilizwa kuweka, utataka kuanza kujiandaa kwa usikilizaji wako, na hakikisha unaweza kuhudhuria. Unaweza kutaka kupata baraza la kisheria, ambaye atakusaidia kuwasilisha kesi yako. Waajiri na wafanyikazi wote wanastahili kushiriki katika usikilizaji huu.
Hatua ya 5. Chagua kukubali au kukata rufaa juu ya uamuzi huo
Katika kusikia hii uamuzi utafikiwa, ikiwa ni kushikilia nukuu ya kwanza na ada, kuzirekebisha kuwajibika kwa mashindano yako maalum, au kuwafukuza. Kila upande basi ana nafasi ya kukubali uamuzi au kuwasilisha rufaa kwa uchunguzi zaidi na OSHRC. Ikiwa kesi bado haijasuluhishwa, basi ingeendelea kwenda kwa Korti ya Mzunguko wa Shirikisho.
Vidokezo
- Heshimu haki za wafanyikazi wako kufungua malalamiko ya OSHA. Sehemu ya 11 (c) ya Sheria ya Usalama na Afya Kazini inakataza biashara yoyote kumwacha mfanyakazi au kulipiza kisasi kwake kwa sababu ya kupiga filimbi au kufungua malalamiko ya OSHA.
- Usiulize maswali au kutoa udhuru unaposhughulika na OSHA. Badala yake sema moja kwa moja na fupi na mawasiliano yako nao, na shughulikia tu malalamiko uliyonayo.
- Ikiwa mchunguzi wa OSHA anajitokeza kwenye biashara yako, hautakiwi kuwaruhusu waingie hadi wafanyikazi wote wa usimamizi watakapokuwa kwenye tovuti. Waarifu wapokeaji wote na walinzi wa ukweli huu.
- Ikiwa suala hili halijatatuliwa haraka, unaweza kutaka kupata ushauri wa kisheria.
