Sote tunajua kujipanga kazini ni muhimu, lakini ni mapambano yanayoendelea kwa watu wengi. Amini usiamini, kukaa mpangilio sio ngumu kama inavyoweza kuonekana. Marekebisho machache ya haraka na suluhisho zingine zinazoendelea hufanya iwe rahisi kuliko vile unaweza kufikiria.
Hatua
Njia 1 ya 4: Kusimamia Nafasi yako na Wakati
Hatua ya 1. Fuatilia shughuli zako
Tumia siku kadhaa kuweka jarida au kumbukumbu ya shughuli zako za kila siku. Hii itakusaidia kuona haswa kile unachofanya ambacho unaweza hata usigundue, na itatoa mwangaza wa awali katika mapungufu ya shirika na tija. Zoezi hili linapaswa pia kufanywa ukizingatia malengo yako ya picha kubwa. Kupitia kumbukumbu ya shughuli, unaweza kuona ni shughuli zipi zinaweza kuwa za kupoteza muda na ni shughuli zipi zinaweza kutimiza malengo yako.
Hatua ya 2. Tambua nyakati zako za uzalishaji
Wengine wetu ni watu wa asubuhi, na wengine wetu tunajali wazo la asubuhi. Unaweza kuwa tayari na hisia za nyakati gani za siku unazalisha zaidi. Iwe unapendelea jioni, asubuhi, chakula cha mchana, au kabla au baada ya masaa ya kukimbilia siku ya kazi, tumia nyakati hizo kuongeza tija yako.
Hatua ya 3. Kipa kazi chako kipaumbele
Sisi sote tunajua kuwa kazi zingine ni muhimu zaidi kuliko zingine, lakini sio kila mara tunazipa kipaumbele ipasavyo. Kwa hivyo endesha mfumo wa upangaji kwa kutia alama au kuangazia majukumu muhimu, kwa mfano, na kuwa mwaminifu na mwenye kubadilika. Tumia vikumbusho, ama kupitia kalenda ya dijiti au kupitia maandishi yenye nata kwenye kompyuta yako au dawati. Tumia wakati wako mwingi na nguvu kwa vitu vya kipaumbele kwenye orodha yako. Mifano ni pamoja na kazi nyeti za wakati kama vile vitu kutokana na mwisho wa biashara au kesho. Unaweza pia kuweka kipaumbele kujibu wateja, wakubwa, au mtu mwingine yeyote anayelipa bili. Na ikiwa huna uhakika juu ya unyeti au umuhimu wa kazi, kila wakati ni vizuri kuuliza.
Hatua ya 4. Bonyeza kazi za haraka mara moja
Sio kazi zote zinahitaji kupewa kipaumbele na kupangwa kwa wakati wa kukamilisha baadaye. Kazi zingine huchukua karibu muda mwingi kupanga au kupanga ratiba kama inachukua kuchukua. Ikiwa ndio kesi na unaweza kubana kazi hizo mara moja, kwa njia zote fanya! Kushughulikia kazi za haraka mara moja pia husaidia kuzuia ucheleweshaji.
Hatua ya 5. Dhibiti fujo na vifaa vya kazi
Madawati yetu huenda kwa urahisi kutoka kwenye maeneo yaliyojaa vitu hadi maeneo ya kimbunga, dhahiri yanakwamisha shirika. Watu wengine hata hufanya kazi kwa sera safi-ya dawati tu. Ingawa hiyo sio lazima kabisa, chukua hatua za kusafisha nafasi yako ya kazi.
- Mtangazaji. Tupa taka yako kwenye takataka na uweke vifaa vyako vinavyohitajika kwa utaratibu. Futa fujo wakati wowote inapowezekana: wakati wa kupumzika katika siku ya kazi, mapumziko, au kati ya kazi.
- Jisafishe mara moja mwenyewe. Njia hiyo iko juu ya akili yako. Kwa kuongezea, unaepuka msukosuko wa kuepukika wa kuwa na machafuko ya sasa kuwa sehemu ya machafuko yako ya baadaye.
- Weka vifaa muhimu karibu. Sio kila kitu karibu na wewe ni machafuko, kwa kweli. Kuwa na zana zinazohitajika kunakuokoa wakati na kutumia vizuri nafasi yako ya thamani.
Hatua ya 6. Panga shughuli na uteuzi
Watu wengine hupanga mikutano tu, lakini sio shughuli kwenye orodha yao ya kufanya. Kupanga kazi muhimu zaidi na vile vile miadi kunaweza kusaidia. Unaweza pia "kupiga" siku zako kwa kufanya mikutano tu Jumanne na Alhamisi, kwa mfano. Weka mashimo kadhaa katika ratiba yako pia kwa wakati wa ubunifu kwako mwenyewe au kuchukua hali isiyotarajiwa.
- Tumia mratibu na kalenda. Hawa wanaweza kuwa waandaaji wa kalamu na karatasi, au wanaweza kuwa kalenda zinazotegemea programu na programu za msaidizi wa kibinafsi, kama vile ICalendar au Google Now.
- Panga shughuli zako. Kupanga shughuli au kuweka alama kwa rangi kunaweza kukupa ukumbusho wa haraka wa kuona ni nini muhimu mahali. Kwa mfano, kategoria zinaweza kujumuisha mawasiliano, miradi, hafla, mikutano, mawazo, na hata mapumziko au mazoezi na wakati wa mazoezi.
- Kuboresha teknolojia yako. Waandaaji mkondoni na majukwaa ya barua pepe kama Outlook, kwa mfano, wanaweza kuchanganya orodha zako za kufanya, kalenda, na anwani. Hii sio tu inaongeza ufanisi wako lakini inasaidia kurekebisha mawazo yako.
- Wape wengine nafasi inapowezekana. Katika wazimu wa siku ya kazi, ni rahisi kusahau kwamba sio lazima ufanye kila kitu mwenyewe. Shiriki kwa msaidizi au, ikiwa umejaa zaidi, muulize mwenzako akufanyie imara na akusaidie kwa kazi fulani. Unaweza kuwalipa baadaye wakati mambo yanapopungua.
Njia 2 ya 4: Kukabiliana na Barua pepe kwa utaratibu
Hatua ya 1. Angalia barua pepe kwa nyakati zilizopangwa
Sio sisi wote tunapaswa kushikamana na sanduku letu, kwa sababu ujumbe mwingi sio nyeti kama wakati tunavyofikiria. Ikiwa unafanya kazi ambayo haiitaji ufuatiliaji wa barua pepe mara moja, angalia barua pepe yako kwa nyakati zilizopangwa tu mara tatu hadi nne kwa siku.
Hatua ya 2. Faili barua pepe
Tumia kufungua folda na bendera kwa faida yako badala ya kuruhusu ujumbe kurundike kwenye kikasha chako. Folda na folda ndogo katika Outlook, kwa mfano, au lebo za Gmail na visanduku vingi inaweza kuwa mali. Ikiwa wewe ni mwandishi wa habari, kwa mfano, folda zako zinaweza kuitwa Hadithi za Sasa, Hadithi za Baadaye, Hadithi za Zamani, Mahojiano na Vyanzo, na Pitches & Mawazo.
Futa na uweke kumbukumbu. Hifadhi kumbukumbu muhimu, barua za zamani, na ufute zingine. Katika mfano hapo juu, "Hadithi za Zamani" ni folda ya kumbukumbu ya mwandishi wa habari. Mara tu unapoanza kufuta barua pepe za zamani, utashangaa ni barua pepe ngapi zinastahili takataka kuliko baraza la mawaziri la kufungua. Watu wengine pia huapa kwa "sanduku la kikasha," ambayo inamaanisha kuwa na barua pepe ambazo hazijasomwa (au barua pepe sifuri kwenye kikasha chako, kipindi). Mbali na kutumia folda na lebo, unaweza kufikia kikasha sifuri kwa kutumia huduma yako ya kumbukumbu, kufuta barua pepe za zamani wakati wa kupumzika, na kutumia programu za kutengua barua pepe
Hatua ya 3. Kuajiri aina zingine za mawasiliano wakati ni bora zaidi
Wakati mwingine simu ya haraka inaweza kufanya kazi ya barua pepe 10 za kurudi na kurudi. Ikiwa ndivyo, piga simu! Ikiwa unajua ubadilishaji wa barua pepe unastahili majadiliano au utahusisha kurudi nyuma na kurudi, wakati mwingine ni bora kupiga simu. Mara nyingi utapata maelezo zaidi kwa njia ya simu, wakati wewe na mtu mwingine kwenye majadiliano mnaepuka kuandaa barua pepe ndefu, zinazotumia muda. Unaweza hata kumtumia barua pepe mwenzako na kusema, “Nina maswali mengi kwako juu ya hili. Labda simu itakuwa rahisi. Naweza kukupigia 5?”
Hatua ya 4. Punguza usumbufu
Wakati mapumziko ya kimkakati yanasaidia, usumbufu wakati wa nyakati zako za kazi sio. Kukatizwa kunaweza kukupunguza kasi, kuvunja densi yako ya kazi, na kukufanya upoteze treni yako ya mawazo. Kwa hivyo, jaribu kutumia ujumbe wa mbali na barua ya sauti wakati unajua utakuwa na shughuli nyingi. Zana hizi sio za wakati tu hauko ofisini; zinaweza kutumika wakati umebanwa sana. Watu wengi pia wana "sera wazi ya mlango," lakini sio lazima uweke mlango wako wazi wakati wote. Unaweza hata kuacha barua ya urafiki mlangoni ukisema, "Simu ya Mkutano inaendelea" au "Imeshughulikiwa. Rudi nyuma baadaye au barua pepe tafadhali.”
Hatua ya 5. Tumia wingu
Kompyuta ya wingu inafaa kuzingatia kwa sababu inaweza kuwa ya bei rahisi, inayoweza kutoweka, inayofaa zaidi, na inayosasishwa kwa urahisi zaidi. Yaliyomo katika wingu ni muhimu sana kwa sababu unaweza kuyapata kwenye vifaa vyako vyote: kompyuta, vidonge, simu mahiri, n.k. Uhifadhi wa wingu pia hutumika kama njia muhimu ya msingi au sekondari ya kuhifadhi nakala dijiti. Wasiliana na msimamizi wako wa IT au mtoaji wa programu kwa sababu unaweza kuwa tayari una nafasi fulani ya bure ya diski inayopatikana kwenye wingu au inapatikana kwa ada ndogo ya kila mwaka.
Hatua ya 6. Tumia alamisho mkondoni
Vivinjari kuu vyote vina uwezo wa kuweka alama mahali ambapo unaweza kuhifadhi na kupanga anwani zako za wavuti unazopenda au zinazotembelewa mara kwa mara kwa ufikiaji wa haraka na rahisi. Tumia faida zao ili usisahau tovuti muhimu kuangalia habari au sasisho za tasnia.
Njia ya 3 ya 4: Kutumia Wakati kwa Faida yako
Hatua ya 1. Epuka kazi nyingi
Wataalam wote wanaonekana kukubaliana juu ya hii. Ingawa inaweza kuonekana kuwa ya haraka au inaonekana kuwa nzuri kwenye Runinga, kazi nyingi sio nzuri na inaweza kuumiza ufanisi wa shirika. Badala yake, toa umakini wako kamili kwa kazi moja kwa wakati, ishughulikie, na uende kwa bidhaa inayofuata kwenye orodha yako.
Hatua ya 2. Unda ratiba au ratiba yako mwenyewe
Kwa kushukuru, kazi nyingi hazihitaji kupanga kila kitu katika siku yako hadi dakika. Walakini, kuweka ratiba ya kimsingi ya mambo muhimu na majukumu muhimu na hafla za siku yako zinaweza kukusaidia kuendelea na kazi.
- Weka mipaka ya muda kwa shughuli fulani. Kazi zingine hazihitaji muda uliowekwa, lakini zingine zinapaswa kuwa na vigezo vya wakati ili kuongeza tija yako. Fikiria majukumu katika siku yako ambayo huchukua muda mwingi kuliko lazima, na uwape mipaka ya wakati katika siku zijazo.
- Bajeti wakati wa ziada kwa shughuli zingine. Baadhi ya majukumu, kama umejifunza kutoka kwa uzoefu, mara nyingi huchukua muda mwingi kuliko inavyotarajiwa, lakini hiyo sio jambo baya. Kwa aina hizi za shughuli, na kwa hafla muhimu na mikutano, kwa mfano, panga wakati wa ziada kabla na baada.
Hatua ya 3. Tumia programu ya kipima muda, saa ya saa, au saa ya kengele
Hizi zinaweza kuwa zana bora wakati zinatumiwa kidogo. Watu wengine wanapenda kuweka kengele zao dakika 10, 15, au 30 kabla ya wakati ili kuwapa onyo mapema au wakati wa bafa kabla ya shughuli. Unaweza pia kuweka arifu za ukumbusho.
Hatua ya 4. Epuka kuahirisha shughuli
Jiulize ikiwa kuahirisha ni muhimu kabisa au ikiwa hamu hii ni mfano tu wa kuahirisha. Ikiwa unahisi mwisho, usiahirisha nguvu kupitia! Walakini, katika hali wakati kuahirisha yote au sehemu ya shughuli haiwezi kuepukika, hakikisha kuandika mahali ulipoishia, na upange upya na mipango thabiti. Vinginevyo, unaweza kuja na mpango wa dharura. Kwa mfano, ikiwa utalazimika kughairi mkutano wa ana kwa ana, labda unaweza kufanya simu ya mkutano au mkutano wa wavuti badala yake.
Njia ya 4 ya 4: Kukaa na Afya Mwilini na Kiakili
Hatua ya 1. Pumzika
Wakati wa kupumzika wa akili ni muhimu kwa tija yetu na afya kwa akili. Sisi hushikwa sana na kazi yetu wakati mwingine kwamba hatuachi kuchukua mapumziko yanayohitajika. Kuchukua mapumziko hutupa raha inayohitajika ambayo inaboresha uzalishaji wetu, lakini pia inatupa fursa ya kuchukua hatua nyuma na kuuliza ikiwa kile ambacho tumekuwa tukifanya ni matumizi bora zaidi ya wakati wetu.
Hatua ya 2. Kulala vizuri
Bila kulala vizuri, unaweza kuhisi groggy, uchovu, au uchovu siku inayofuata, ambayo inaweza kudhuru ratiba yako na ufanisi kazini. Lengo la masaa saba hadi nane ya kulala bila kukatizwa kwa usiku.
Hatua ya 3. Usijilinganishe na wafanyikazi wenzako
Kazi nyingi za wenzetu ni tofauti na zetu, na kila mtu ana njia tofauti za kupanga ambazo zinawafanyia kazi. Njia inayofaa na inayofaa kwa mwenzako inaweza kuwa sio njia bora kwako na kinyume chake.
Hatua ya 4. Kubali shirika hilo ni mchakato unaoendelea
Usitegemee kuwa mkamilifu. Shirika linaendelea na inahitaji umakini wa kuendelea. Hautakuwa na mpangilio mzuri kila siku, lakini shirika dogo linasaidia sana kuongeza ufanisi wako.
