Ikiwa mtu atakukatisha tamaa au jambo la kukatisha tamaa linakutokea, ni kawaida kabisa kujisikia kukasirika, kufadhaika, au kukasirika kabisa. Lakini, mara nyingi, jibu bora ni kuwa mtulivu na kukusanywa ili uweze kutoa maoni yako na tamaa zako kitaalam. Kujielezea kitaalam sio ngumu kufanya ikiwa unaweka kichwa kizuri na kudumisha utulivu wako. Ikiwa unachagua kuwasiliana na kuchanganyikiwa kwako kwa barua pepe, barua, au kwa ana, yote ni juu ya kutumia lugha sahihi na kujiendesha vizuri.
Hatua
Njia 1 ya 3: Kutuma Barua pepe ya Kitaalamu
Hatua ya 1. Tumia barua pepe kuelezea kusikitishwa kwako kuhusu suala linalohusiana na kazi
Ikiwa umekatishwa tamaa na mfanyakazi mwenzako au meneja, barua pepe ni njia nzuri ya kuonyesha kutamauka kwako, na pia kuweka rekodi ya dijiti ikiwa shida za baadaye zinatokea. Unaweza pia kutuma barua pepe ikiwa umekataliwa kwa fursa inayowezekana ya kazi.
- Barua pepe pia ni njia nzuri ya kuwasiliana na bosi wako tamaa yako ikiwa watakataa ombi la kitu kama likizo au wazo ambalo ulipendekeza.
- Ingawa inaweza kuumiza hisia zako, daima ni wazo nzuri kutuma barua pepe inayofuata baada ya kukataliwa kwa kazi.
Hatua ya 2. Andika mstari mfupi na wa moja kwa moja ikiwa unatayarisha barua pepe asili
Kuwa mafupi na onyesha wazi barua pepe ni nini kwenye safu ya mada. Epuka kutumia sentensi ndefu au lugha chafu ili kufanya barua pepe yako ionekane kuwa ya kitaalam zaidi ili mpokeaji aichukulie kwa uzito zaidi. Chagua mada ambayo sio zaidi ya maneno 5 na icharaze kwenye laini ya barua pepe.
Kwa mfano, ikiwa unaandika barua pepe kwa mfanyakazi mwenzako kuhusu tarehe ya mwisho iliyokosekana, unaweza kujumuisha laini ya mada inayoonekana kama, "Tarehe ya mwisho ya Usafirishaji iliyokosa."
Kumbuka:
Ikiwa unajibu barua pepe, kama vile barua pepe kukuarifu kuwa umekataliwa kwa kazi inayowezekana, jibu barua pepe asili badala ya kutunga mpya ili uwe na rekodi iliyopangwa ya barua yako.
Hatua ya 3. Anza barua pepe yako na salamu ya kitaalam ili kuweka sauti
Fungua barua pepe yako na salamu rasmi ili iwe wazi kutoka mwanzo kuwa barua pepe yako ni ya kitaalam. Chagua salamu ambayo inafaa kwa uhusiano wako na mtu huyo. Kwa mfano, ikiwa uko kwa jina la kwanza na meneja anayeitwa Matthew Smith, unaweza kuanza barua pepe yako kama, "Mpendwa Matt."
- Ikiwa una uhusiano wazi na wa kawaida na mpokeaji, unaweza kusema kitu kama, 'Hey Matt.'
- Ikiwa unaandika barua pepe kwa mtu ambaye haujawahi kukutana naye, anza na 'Kwa nani inaweza kumhusu."
- Kwa barua pepe za kikundi zilizo na wapokeaji wengi ambao unataka kushughulikia, sema tu, "Wote."
Hatua ya 4. Ongeza kupendeza kwa muda mfupi ili kuweka barua pepe kwa urafiki
Baada ya kusalimiana na mpokeaji, fanya laini ya kwanza ya barua pepe yako ubadilishaji mfupi au mzuri ambao unaonyesha kuwa wewe ni rafiki lakini mtaalamu. Weka fupi na usizidi mistari 2 au 3 ya mazungumzo madogo kabla ya kufika kwenye nyama ya barua pepe yako.
- Jaribu kuanza na kitu kama, "Natumai unaendelea vizuri" au "Natumai barua pepe hii itakupata vizuri."
- Ikiwa uhusiano wako ni wa kawaida na mtu huyo, unaweza kutaja maelezo ya kibinafsi kama, "Natumai ulikuwa na wakati mzuri kwenye tamasha mwishoni mwa wiki iliyopita."
Hatua ya 5. Eleza tamaa yako wazi katika mwili wa barua pepe
Mara tu unapoweka hatua kwa barua pepe yako na salamu na kupendeza kwa muda mfupi, nenda kwenye biashara ya kuonyesha kutamauka kwako. Waambie waziwazi unajisikiaje, lakini weka lugha yako rasmi na epuka kutumia kejeli, vitisho, au lugha chafu ili uonekane mtaalamu iwezekanavyo. Orodhesha malalamiko yako yote na weka mwili wa barua pepe yako kwa aya 1 ikiwezekana ili barua pepe iangalie mada inayokaribia.
- Kwa mfano, ikiwa ungekataliwa kwa kazi inayowezekana, unaweza kusema kitu kama, "Samahani kusikia kwamba umeamua kwenda katika mwelekeo tofauti. Nilitarajia fursa hiyo, kwa hivyo nimevunjika moyo katika uamuzi wa kuajiri mtu mwingine."
- Ikiwa unamuandikia mfanyakazi mwenzako au mfanyakazi kuelezea kukatishwa tamaa kwako, unaweza kusema kitu kama, "Imekuja kugundua kuwa sera na taratibu zingine hazijafuatwa vizuri. Sera zipo kwa sababu, kwa hivyo inakatisha tamaa kujua kwamba zimepuuzwa."
Hatua ya 6. Weka lugha yako na sauti yako kwa heshima wakati wote wa barua pepe
Tumia lugha rasmi na yenye heshima kuwasilisha wazi kukatishwa tamaa kwako bila kumfanya mpokeaji ahisi kama wewe mwenyewe unawashambulia. Fikiria jinsi maandishi yangeonekana ikiwa yangesomwa na mtu mwingine au ikiwa ilienda hadharani na kutengeneza maandishi yako kuwa uwakilishi wa kitaalam kwako.
- Ikiwa unatuma barua pepe kwa mfanyakazi au meneja, inawezekana barua pepe yako inaweza kugawanywa na watu wengine, kwa hivyo ni muhimu kwamba maandishi yako ni ya heshima na ya kitaalam.
- Kwa mfano, badala ya kusema kitu kama, "Sielewi shida yako ni nini na kwanini unakataa kufuata utaratibu," sema kitu kama, "Kama tulivyojadili hapo awali, taratibu zimeundwa kuweka kila mtu sawa ukurasa, kwa hivyo wanapaswa kufuatwa na kila mtu.”
Hatua ya 7. Maliza barua pepe yako kwa barua nzuri na wito kwa hatua
Funga barua pepe yako kwa kujumuisha habari inayoweza kutekelezeka kama vile kuanzisha mkutano au kukaribisha mpokeaji aje kwako ikiwa ana maswali yoyote. Jumuisha maelezo machache mazuri pia. Sema mambo ambayo unafurahi au kumsifu mtu huyo kwa kitu ambacho amefanya vizuri kwa hivyo anahisi kama wewe sio kumzomea tu, lakini una masilahi yao moyoni.
- Kwa mfano, unaweza kumwambia aliyekuhoji, "Lakini, nashukuru kwa nafasi ya kuhojiana na kampuni yako. Tafadhali nifahamishe ikiwa kitu kitafunguka baadaye!”
- Ikiwa unamuandikia mfanyakazi au mfanyakazi mwenzako, jaribu kitu kama, "Najua umekuwa ukifanya kazi kwa bidii juu ya hili, nilitaka tu kukuletea maswala ambayo ninahitaji kuwa nayo ili uweze kutazama kwa shida zozote zinazoweza kutokea baadaye.”
Hatua ya 8. Soma barua pepe kwa sauti kubwa kabla ya kuituma kusikia jinsi inavyosikika
Chukua muda kusoma barua pepe yako yote kwa sauti ili uweze kusikia sauti ya uandishi wako na usahihishe kwa makosa yoyote ya tahajia au kisarufi. Ikiwa unapata aina yoyote ya tahajia, upotoshaji wa maneno, au lugha isiyoeleweka, rekebisha! Ikiwa sauti yako ni laini sana au kali sana, rekebisha lugha ili iwe ya kitaalam lakini thabiti. Unaporidhika nayo tuma kwa mtu aliyekusudiwa.
- Unaweza pia kuwa na rafiki au mfanyakazi mwenzako asome juu ya barua pepe yako kabla ya kuituma ili kuhakikisha inasikika sawa.
- Makosa ya tahajia au maneno yanayokosa yanaweza kutupa kabisa athari ya barua pepe yako kwa hivyo chukua muda wako kusahihisha maandishi yako.
Njia ya 2 ya 3: Kuandika Barua ya Malalamiko Rasmi
Hatua ya 1. Tuma barua kwa kampuni au ikiwa haujaweza kupata jibu
Ikiwa umekatishwa tamaa na bidhaa au tabia ya kampuni, kuandika barua rasmi inayoelezea malalamiko yako ndiyo njia ya kitaalam zaidi ya kuwasiliana nao. Ikiwa haujaweza kuwasiliana na mtu kupitia njia nyingine yoyote, tumia barua rasmi kama njia ya mwisho kuelezea kukatishwa tamaa kwako na kufafanua maswala yako.
Unaweza pia kutumia barua kama jaribio la mwisho kudhibitisha kuwa ulijaribu kuwasiliana na mtu kuzungumzia shida yako nao
Hatua ya 2. Eleza suala lako wazi katika sentensi ya kwanza
Chochote ambacho umekatishwa tamaa, fanya iwe wazi kutoka kwa popo kwa kuiweka katika sentensi ya kwanza kabisa ya barua yako. Kuwa wa moja kwa moja na mafupi na sema shida yako au malalamiko yako wazi na kwa weledi kuweka sauti kwa barua yako yote.
- Kwa mfano, ikiwa unaandikia kampuni kulalamika juu ya sera iliyokuathiri, unaweza kuanza na, "Ninaandika kuelezea kuchanganyikiwa kwangu na kukatishwa tamaa na sera ya kurudi kwa kampuni yako."
- Ikiwa unaandika barua kwa mtu ambaye haujaweza kufikia, jaribu kuanza na kitu kama, "Ninaandika barua hii kwa sababu ya kushindwa kwako kujibu maswali yangu kuhusu amana yangu ya usalama baada ya kutoweza kufikia kwa simu au barua pepe.”
Hatua ya 3. Tumia mwili wa barua yako kuongeza maelezo na habari zinazohusiana na suala lako
Mara tu unaposema kukatishwa tamaa kwako na kutoa, tumia barua yako iliyobaki kuongeza maelezo maalum na habari kupanua barua yako na kuelezea kuchanganyikiwa kwako. Sema hatua zozote ambazo umechukua kusuluhisha shida yako na vile vile juhudi ulizozifanya kufikia msaada wao.
Kidokezo:
Ikiwa umejaribu kuwafikia au wamefanya ahadi za kushughulikia wasiwasi wako, taja tarehe ambazo ulijaribu kuwasiliana nao au walijitolea kurekebisha shida hiyo.
Hatua ya 4. Epuka hasira, kejeli, au lugha ya vitisho katika barua yako
Katika barua yako yote, weka lugha yako na sauti yako rasmi na ya kitaalam. Kamwe usitumie lugha chafu au lugha ya kutisha na epuka kejeli ili maandishi yako yaonekane kama mtaalamu iwezekanavyo.
- Ikiwa utalazimika kutoa barua yako kwa kesi ya korti, unataka kujifanya uonekane kama mtaalamu kadri uwezavyo.
- Laana au kutumia lugha ya vurugu itakufanya uonekane kuwa mkali na asiye na utaalam.
Hatua ya 5. Jumuisha nakala za hati zozote zinazohusiana na malalamiko yako
Ikiwa una picha, mikataba, au nyaraka zingine ambazo zinahifadhi au kuthibitisha madai yako, fanya nakala yao na uiambatanishe na barua yako. Hakikisha unawarejelea katika barua yako ili kuongeza uhalali zaidi kwa madai yoyote unayotoa.
Kwa mfano, katika barua yako unaweza kusema kitu kama, "Nimeambatanisha picha za jinsi bidhaa iliyomalizika ilionekana, ambayo unaweza kuona, sio ya kuridhisha."
Hatua ya 6. Ongeza maelezo yako ya mawasiliano baada ya hitimisho lako
Maliza barua yako na kifungu ambacho kinatoa muhtasari wa wasiwasi wako kuu na hatua ambazo ungependa kuchukua ili kuzitatua. Ikiwa unataka mtu au kampuni kuwasiliana nawe ili kujaribu kurekebisha shida au kujadili jambo zaidi, hakikisha kuingiza maelezo yako ya mawasiliano chini.
- Saini barua hiyo kwa kufunga rasmi kama vile, "Wako kweli," "Dhati," au "Kwa heshima" ikifuatiwa na jina lako.
- Toa nambari ya simu au anwani ya barua pepe ambayo unataka watumie kukufikia.
Hatua ya 7. Tuma barua kwa kutumia barua iliyothibitishwa kwa hivyo inapaswa kutiwa saini
Tumia barua iliyothibitishwa au chaguo la uwasilishaji barua ambalo linahitaji mpokeaji kutii saini yake ili uwe na uthibitisho kwamba ilipokelewa. Weka risiti ikiwa utahitaji kudhibitisha kuwa uliwaandikia barua au kuipatia kesi ya korti.
Njia ya 3 ya 3: Kuzungumza na Mtu Kitaaluma
Hatua ya 1. Ongea na mtu moja kwa moja ikiwa hutaki kwenye rekodi
Ikiwa unapendelea kuelezea tamaa yako bila njia ya karatasi au bila kuwa na wasiwasi juu ya mazungumzo yako kuchunguzwa baadaye, mazungumzo ya ana kwa ana ndiyo njia ya kwenda. Kwa kuongezea, mazungumzo ya moja kwa moja na mtu hukuruhusu kupima athari zao na inaongeza mguso wa kibinafsi.
- Inaweza pia kuwa haraka sana kuongea tu na mtu ambaye umekata tamaa.
- Kuzungumza na mtu hukuruhusu utumie lugha yako ya mwili na sauti ya sauti kuwasilisha kuchanganyikiwa kwako au kukatishwa tamaa.
Hatua ya 2. Muulize mtu huyo akutane na wewe faragha kujadili suala hilo
Ongea na mtu huyo mbali na watu wengine ili uweze kujieleza kwa uhuru bila uwezekano wa kuaibisha. Panga mkutano au waulize wakutane mahali pengine kama chumba cha mkutano, ofisi, au hata duka la kahawa kwa hivyo ni mtaalamu zaidi.
- Wape simu au watumie barua pepe kuwauliza ni wakati gani na mahali gani ni bora kwao.
- Ikiwa unajikuta katika hali ambayo huwezi kusema tamaa yako faragha, jaribu kubaki kama mtaalam kadiri uwezavyo na uweke utulivu wako.
Kidokezo:
Ikiwa unahitaji kuzungumza nao mara moja, waambie kitu kama, Je! Una wakati wa haraka? Ninahitaji kuzungumza nawe.”
Hatua ya 3. Anza mazungumzo kwa kuwashukuru na kuwauliza wanaendeleaje
Kabla ya kuanza kuelezea kukatishwa tamaa kwako, chukua muda kumshukuru mtu huyo kwa kuchukua muda wa kukutana nawe na kupima hali zao. Waulize wanaendeleaje na wako tayari kuzungumza na wewe kuhusu suala hilo. Ikiwa wanaonekana kukasirika au kukasirika, jaribu kuwatuliza au subiri kuzungumza nao baadaye. Ikiwa wanaonekana sawa, basi endelea na kuanza kujadili shida yako au suala lako.
- Kuanzia mguu wa kulia itasaidia mazungumzo kwenda vizuri na kwa weledi.
- Kwa mfano, unaweza kuanza kwa kusema kitu kama, “Asante sana kwa wakati wako. Sitachukua muda mrefu sana, ninahitaji tu kujadili jambo na wewe."
Hatua ya 4. Eleza malalamiko yako wazi na moja kwa moja
Mwambie mtu kwa nini umekata tamaa kwa kutumia lugha maalum na isiyo ya kihemko. Kuwa wa moja kwa moja na lengo na orodhesha sababu zote ambazo hujaridhika, lakini epuka kuwashutumu na orodha ya makosa. Tumia lugha ya utulivu, ya kitaalam kufikisha hisia zako na epuka kuinua sauti yako au kutumia matusi.
- Kupiga kelele na kulaani kutakufanya uonekane kuwa mkali na asiye na utaalam.
- Kwa mfano, waambie jinsi unavyohisi bila kupata hisia kupita kiasi. Unaweza kusema kitu kama, "Unapofanya kitu kama hicho, inanifanya nihisi kuwa haujali jinsi inaniathiri, na kusema ukweli, inaumiza na inakatisha tamaa.
Hatua ya 5. Waulize ikiwa wana maswali yoyote kabla ya kumaliza mkutano wako
Mara baada ya kuonyesha kutamaushwa kwako na kuelezea sababu yako, mpe mtu huyo nafasi ya kuzungumza. Waulize ikiwa wana maswali yoyote kwako au ikiwa hawaelewi juu ya chochote ambacho uliwaambia kwa hivyo hakuna mkanganyiko wowote. Kisha, asante tena kwa kukutana na wewe kabla ya kumaliza mazungumzo.
Ikiwezekana, toa suluhisho au maboresho ya siku zijazo
Vidokezo
- Usiwahi kuandika barua pepe, kuandika barua, au kufanya mazungumzo wakati ukiwa na hasira. Vuta pumzi chache ili utulie kabla ya kuanza ili uwe na kichwa wazi.
- Epuka kufanya mazungumzo na mtu mbele ya watu wengine. Subiri hadi watakapopatikana ili kuzungumza na kukutana nao kwa faragha.
