Ikiwa unafanya kazi katika ofisi ya matibabu, au unaanza mazoezi yako mwenyewe, kupanga miadi ya wagonjwa ni moja wapo ya majukumu yako muhimu zaidi. Kuweka ratiba yako ya miadi ikiwa imepangwa vizuri itahakikisha kwamba hakuna wagonjwa "wanaopotea" katika mfumo na kwamba wagonjwa na madaktari wote wana uzoefu mzuri ofisini. Wakati huo huo, kuongeza tija katika ratiba yako itakuruhusu kuweka miadi zaidi na kuongeza mapato ya ofisi yako.
Hatua
Njia ya 1 ya 3: Kuweka Mfumo wa Uteuzi wa Upangaji
Hatua ya 1. Wacha wagonjwa waandike miadi kwa njia ya simu, kibinafsi, na mkondoni
Kwa njia hii, utahakikisha unapata wagonjwa wengi iwezekanavyo na sio kupoteza wagonjwa watarajiwa ambao hawawezi kufanya miadi kwa njia moja. Kuwawezesha watu kufanya miadi mtandaoni pia hukuruhusu kuchukua faida ya ufikiaji wa mtandao wa 24/7 na uwaache wagonjwa waandike miadi baada ya masaa.
- Kwa kuongezea ufanisi huu ulioongezwa, wagonjwa pia kwa ujumla huripoti wanahisi raha zaidi na kulemewa kidogo na upangaji wa kibinafsi mkondoni kuliko kwa kufanya miadi kupitia simu.
- Kuna programu anuwai ya upangaji wa miadi mkondoni ambayo unaweza kununua ili utumie ofisini kwako. Baadhi ya programu maarufu ni pamoja na AppointmentPlus, Booker, na Thryv. Kwa kweli, unaweza pia kuunda programu yako ya upangaji ikiwa una coding na ustadi wa maendeleo!
Hatua ya 2. Wape wagonjwa chaguzi kadhaa za muda wa kuteuliwa kwao
Utahitaji kuhakikisha unawapa wagonjwa wako chaguzi nyingi iwezekanavyo ili waweze kuchagua wakati mzuri wa ratiba yao. Hii inaweza kuonekana dhahiri, lakini ni muhimu sana kuwafanya wagonjwa wako wafurahi na kupunguza nafasi ya wao kughairi miadi kwa sababu ya mzozo wa wakati.
Kwa mfano, badala ya kumwuliza mgonjwa ikiwa Jumanne saa 1:00 anafanya kazi kwao, wape nafasi ya kuchagua nafasi yoyote inayopatikana inayowafanyia kazi, kama Jumanne kutoka 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, au 4: 00-5: 00
Hatua ya 3. Chukua maelezo ya mawasiliano ya kila mgonjwa
Utahitaji kuwa na uwezo wa kuwasiliana nao ili kuwakumbusha juu ya miadi ijayo au kupanga upya nafasi yao inayofuata. Hakikisha unauliza nambari ya simu ya mtu, anwani ya barua pepe, na anwani ya barua wakati wa kwanza kuweka miadi yao.
Ikiwa mtu huyo hufanya miadi kwa kibinafsi au kwa simu, waulize tu habari hii. Ikiwa watafanya miadi yao mkondoni, hakikisha kuingiza eneo kwenye lango lako la mkondoni kwa habari ya mawasiliano ya mgonjwa
Hatua ya 4. Tuma vikumbusho vya wagonjwa siku moja kabla ya miadi yao
Ikiwa wagonjwa watasahau muda wao wa miadi na hawaonekani, hii inasababisha kizuizi kikubwa cha wakati uliopotea katika ratiba yako. Kutumia vikumbusho hupunguza hatari ya wagonjwa kushindwa kujitokeza kwa miadi yao na hivyo kusaidia kuzuia upotezaji huu wa muda.
- Kupiga simu au kutuma wagonjwa ni aina bora ya ukumbusho, kwani wana uwezekano mkubwa wa kugundua simu inayoingia au maandishi kuliko vile watakavyoona barua pepe mpya kwa muda mfupi.
- Kutumia mfumo wa ukumbusho kunaweza pia kuongeza kughairi na kupanga upya miadi isiyohitajika, ambayo inaweza kusababisha wagonjwa kuhisi kudhibiti zaidi na hivyo kuridhika zaidi na nyakati zao za miadi.
Hatua ya 5. Kuwa na mpangilio wa uteuzi wa ofisi yako
Ikiwa sio wewe tu unayesimamia utunzaji wa ratiba ya miadi ya ofisi yako, kuajiri au mteule mtu kuwa mratibu mkuu wa uteuzi. Kuweka jukumu la upangaji wa uteuzi na mtu 1 itaruhusu utaratibu wa upangaji wa regimented zaidi na kusababisha ratiba inayoonyesha vizuri mahitaji ya mgonjwa na upendeleo wa madaktari binafsi.
Kwa mfano, ikiwa mtu 1 ndiye anayesimamia upangaji wa miadi, wanaweza kuzingatia mambo kama kulinganisha wagonjwa fulani au hali na madaktari fulani badala ya kugawanya umakini wao kati ya majukumu kadhaa
Njia 2 ya 3: Kushawishi Wagonjwa Ndani ya Ratiba
Hatua ya 1. Kikundi cha wagonjwa walio na hali au maswala sawa siku hiyo hiyo
Madaktari kwa ujumla wanathamini kutibu wagonjwa kama hao nyuma-kwa-nyuma, kwani inaongeza uthabiti kwa kazi yao na inawaweka katika mawazo ya kimatibabu zaidi. Kwa hivyo, kupanga ratiba yako ya miadi kwa njia hii itawafanya waganga katika ofisi yako kuwa na furaha na kuwaruhusu wagonjwa wako kupata matibabu bora.
Kwa mfano, ikiwa kuna wagonjwa wengi wanaopanga miadi ya hali ya ngozi wakati wa wiki fulani, jaribu kuiweka ili miadi yao ianguke siku hiyo hiyo ya juma hilo
Hatua ya 2. Tumia chati ya kupangilia kuweka vipaumbele kwenye miadi kulingana na uzito
Chati inapaswa kujumuisha vigezo kama vile dalili zilizoripotiwa, uharaka wa uteuzi, na urefu wa miadi. Unapoongeza miadi mpya kwenye ratiba, rejelea chati hii ili kubaini iwapo uhifadhi miadi hiyo siku hiyo hiyo, katika siku chache zijazo, au ndani ya wiki chache zijazo.
- Kwa mfano, ikiwa mtu anapiga simu kufanya miadi na anaripoti dalili kama maumivu makali na kupumua kwa pumzi, ziingize kwenye ratiba haraka iwezekanavyo kwani hali yao inaweza kuwa mbaya sana.
- Ikiwa hakuna nafasi katika ratiba ya kuona mtu aliye na hali ya dharura mara moja na unahitaji kupanga miadi ya mgonjwa mwingine, unaweza pia kutumia chati ili kubaini ni miadi gani inaweza kuahirishwa.
Hatua ya 3. Epuka kuweka mara mbili wagonjwa na wagonjwa walio na shida ngumu
Uteuzi huu utahitaji muda na uangalifu zaidi kuliko wagonjwa wanaorudi watahitaji. Badala yake, panga wagonjwa wa "kufanya kazi" ambao wanahitaji umakini mdogo pamoja na wagonjwa wapya, ili wauguzi waweze kufanya ukaguzi wa kwanza kwa mgonjwa mpya wakati daktari anafanya kazi na mgonjwa anayefanya kazi.
- Ijapokuwa kuweka nafasi mara mbili kwa njia hii kunaweza kukusaidia kuona wagonjwa zaidi kwa siku, inaweza kukusababishia ugomvi wakati hali zisizotarajiwa zinatokea. Weka uhifadhi mara mbili kwa kiwango cha chini ili kuepusha shida chini ya mstari.
- Kupanga wagonjwa "wanaofanya kazi" pia ni njia nzuri ya kupima wagonjwa kulingana na mahitaji yao na kuacha nafasi zaidi ya miadi kwa wale walio na maswala mazito zaidi.
Hatua ya 4. Panga ratiba yako karibu na mabadiliko ya msimu katika mahitaji ya mgonjwa
Kulingana na idadi ya wateja wako, labda utaona miadi mingi ikihifadhiwa karibu wakati huo huo wa mwaka mara kwa mara. Tumia uzoefu wa zamani kutabiri mabadiliko haya ya msimu na uacha chumba cha kutosha katika ratiba ya kukidhi mahitaji ya wagonjwa wako.
- Kwa mfano, unaweza kuona idadi kubwa ya watu wakipanga ukaguzi wa watoto wao mwanzoni mwa mwaka mpya wa shule, ambayo itahitaji ujaribu kuacha nafasi kwa miadi hii kabla na baada ya shule kila siku.
- Kwa ujumla, nyakati zenye shughuli nyingi kwa mwaka kwa ofisi za daktari ni pamoja na kuanza kwa mwaka mpya wa shule (yaani, Agosti), msimu wa mzio (i.e., Aprili-Juni), na msimu wa homa (yaani, Oktoba-Februari).
Njia ya 3 ya 3: Kudumisha Ratiba Ufanisi ya Uteuzi
Hatua ya 1. Unda ratiba ya wiki ili kupanga ratiba yako karibu
Ratiba yako ya muda inapaswa kujumuisha habari kama wagonjwa wangapi ofisi yako inahitaji kupanga kila wiki, ni saa ngapi wafanyikazi wanaweza kufanya kazi, na siku ngapi mgonjwa anaweza kusubiri kabla ya kuona daktari. Kuwa na habari hii kwenye ratiba yako ya nyakati itakusaidia kusawazisha mahitaji ya mgonjwa na yale ya wafanyikazi wa ofisi yako.
Kwa mfano, ikiwa unajua tayari umepanga wagonjwa wa kutosha kukidhi mahitaji ya ofisi yako kwa wiki moja, basi unaweza kutanguliza upangaji wa wagonjwa ambao hawana hali za haraka wakati wa wiki ijayo
Hatua ya 2. Kuajiri upangaji wa wimbi uliobadilishwa ili kuepuka kujengwa kwa wagonjwa
Katika mtindo huu wa upangaji ratiba, miadi ya wagonjwa imejumuishwa karibu na mwanzo wa saa na mwisho wa saa huachwa wazi. Kwa aina hii ya ratiba, nafasi wazi mwishoni mwa saa hufanya kazi kama bafa kwa wakati miadi inachukua muda mrefu kuliko inavyotarajiwa au hali zingine zisizotarajiwa zinatokea.
- Mtindo wa upangaji wa wimbi uliobadilishwa utapunguza sana nyakati za subira za mgonjwa, na hivyo kusababisha kuridhika zaidi kwa mgonjwa.
- Ikiwa una wakati tupu mwishoni mwa saa, unaweza kutumia wakati huo kupata majukumu mengine ofisini, kama vile kuweka makaratasi, kupiga simu, au hata kufanya mikutano ya wafanyikazi.
Hatua ya 3. Tumia orodha ya kusubiri ili kuepuka kupoteza nafasi ya ratiba baada ya kughairi
Kwa kuwa na orodha ya kusubiri, unaweza kuongeza wagonjwa kwenye ratiba dakika ya mwisho ikiwa miadi iliyopangwa hapo awali imefutwa. Hii itapunguza muda na mapato ambayo ofisi yako itapoteza wakati mgonjwa atakughairi.
Unda orodha yako ya kusubiri katika muundo wa dijiti na uiweke ili uweze kutuma maandishi au barua pepe mara moja kwa wagonjwa kwenye orodha wakati mpangilio wa ratiba utafunguliwa. Hii ni bora zaidi kuliko kuwasiliana na wagonjwa kwenye orodha kwa njia ya simu
Hatua ya 4. Weka nyakati za kuwasili dakika 20 mapema kuliko nyakati za miadi
Hii itawapa wafanyikazi katika kituo cha kuangalia muda mwingi kukusanya habari zote muhimu kutoka kwa mgonjwa kabla ya miadi yao iliyopangwa na daktari. Kuandaa nyakati za miadi kwa njia hii kunazuia aina za ucheleweshaji ambazo zinaweza kutupa ratiba ya siku nzima.
