Faili za kibinafsi zinaweza kupangwa kwa urahisi na haraka. Faili zako zinapokuwa hazina mpangilio zaidi, itakuwa ngumu kuzipata tena baadaye. Ili kusaidia kufanya faili zako za kibinafsi ziwe rahisi kupata na faili mbali, utahitaji kuchukua muda na kuzipanga vizuri. Mfumo halisi unaotumia utakuwa juu yako. Walakini, kuna njia kadhaa za kimsingi za shirika la faili la kibinafsi ambalo unaweza kutumia kukusaidia kupata faili zako sawa.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 4: Kutumia Njia za Msingi za Shirika
Hatua ya 1. Weka rahisi
Hoja ya kuunda mfumo wa kufungua ni kufanya mambo iwe rahisi kwako. Utataka kuepuka kufanya mfumo wako kuwa mgumu kupita kiasi au utata. Kuweka mfumo wako rahisi kadri uwezavyo itakusaidia kufungua faili au kupakua hati zozote ambazo unaweza kuhitaji kufanya kazi nazo.
- Ondoa tu kile unachohitaji. Kuhifadhi sana kunaweza kufanya mfumo wako kuwa mgumu na mgumu kutumia.
- Epuka ugumu usiofaa katika mfumo wako wa faili.
- Tupa faili ambazo una hakika kuwa hauitaji tena.
Hatua ya 2. Tumia kiwango sahihi cha kina katika mfumo wako
Inaweza kuwa ya kuvutia kuunda kategoria nyingi tofauti na vijamii kwa faili zako kutoshea. Walakini, ni wazo nzuri kutengeneza tu vikundi vya kiwango pana na kutumia tu nyingi kama vile unahitaji kabisa. Kuunda kategoria nyingi sana kunaweza kusababisha mfumo wa ujazaji na usiofaa. Hakikisha unaunda kiwango sahihi cha kina cha shirika katika mfumo wako ili kuifanya iweze kufanya kazi vizuri.
- Epuka kutengeneza kategoria zenye maelezo zaidi ya mfumo wako. Kwa mfano, "Stakabadhi, Chakula, Mkate" itakuwa ya kina sana kuwa muhimu.
- Kuwa na kitengo cha stakabadhi za kila mwezi au kila wiki inaweza kuwa sahihi zaidi kwa mfumo wako wa kufungua.
- Kuwa na sehemu ya wateja na kisha kuwapanga kwa herufi ni mfano wa kiwango kizuri cha kina.
Hatua ya 3. Fanya faili zako kupatikana kwa urahisi
Mfumo wako wa kufungua utafaidika sana kwa kuwa na vielelezo dhahiri vya kuona ambavyo vinakujulisha haswa mahali ambapo kitu kinahifadhiwa. Kufanya sehemu za mfumo wako wa faili iwe wazi itakusaidia kupata haraka kipengee au faili moja. Weka vidokezo hivi akilini unapofanya faili zako zionekane:
- Tumia folda zenye rangi kuonyesha aina fulani au sehemu.
- Jaribu kuweka orodha nzuri ya rangi na aina ambazo umewapa.
- Tumia mtengenezaji wa lebo kuweka lebo faili zako wazi.
- Fuatilia kata ya folda zako. Jaribu kutumia folda moja tu iliyokatwa kwa kila kategoria au sehemu.
Hatua ya 4. Fikiria juu ya aina ya vyombo vya faili utahitaji
Kabla ya kupanga faili zako, utahitaji kupata kitu cha kuziweka. Ni aina gani ya kontena la faili unazotumia itategemea kiwango cha faili unazotakiwa kuhifadhi, ni muhimu vipi, vipimo vya nyaraka, na masafa ambayo unahitaji kuyapata. Angalia baadhi ya vidokezo hivi ili kupata wazo la ni vipi vyombo vya faili vinaweza kukufaa:
- Ikiwa unahitaji kuhifadhi nyaraka muhimu sana, fikiria kununua chombo cha kuhifadhi moto.
- Kupata muhuri wa Maabara ya Waandishi kwenye kontena kunaweza kuonyesha kwamba kontena italinda faili zako kwa saa moja kwa moto na joto la nyuzi 1700 Fahrenheit.
- Kwa faili za kawaida, unaweza kutaka kununua baraza la mawaziri la msingi la kufungua jalada. Kwa faili nyeti au za siri, fikiria kununua baraza la mawaziri salama zaidi la kufungua au salama.
- Utahitaji kuhakikisha kuwa kontena lako la kuhifadhi lina nafasi ya kutosha kushikilia faili zako zote.
- Ikiwa una hati zozote zisizo za kawaida, angalia kwamba wataweza kutoshea kwenye chombo chako cha kuhifadhi. Kwa mfano, hati zenye ukubwa wa kisheria zinaweza kuathiri saizi ya folda inayohitajika pamoja na vipimo vya uhifadhi.
Sehemu ya 2 ya 4: Kuandaa Nyaraka Zako
Hatua ya 1. Kusanya hati zako zote
Kabla ya kuanza kuandaa hati zako, utahitaji kuhakikisha kuwa una hati zako zote mbele yako. Usijali kuhusu jinsi faili zako zimepangwa au kupangwa bado. Kwa sasa, kukusanya nyaraka zote unazofikiria zinahitaji kuhifadhiwa na uwe tayari kuzipanga.
- Chukua hati za zamani ambazo tayari umepanga. Unaweza kutaka kuzipanga upya ili zilingane na mfumo mpya unaounda.
- Hakikisha una hati zako zote za hivi karibuni zilizokusanywa na uko tayari kupangwa.
Hatua ya 2. Panga faili zako kuwa vitu vya kazi na kumbukumbu
Unapopanga faili zako, inaweza kusaidia kuzitengeneza katika vikundi kuu viwili: faili zinazotumika ambazo unahitaji kufanya kazi na faili za kumbukumbu ambazo unahitaji kuzihifadhi. Hii itakusaidia kufikia faili unazotumia mara nyingi na kuhifadhi vizuri faili ambazo hutahitaji ufikiaji wa haraka.
- Faili zinazotumika ni hati ambazo bado unahitaji kuzishughulikia, kuirejelea au kufikia vingine mara nyingi.
- Faili za kumbukumbu ni hati ambazo hutahitaji katika siku za usoni, lakini bado unahitaji kuhifadhi.
Hatua ya 3. Unda na uweke lebo vikundi sahihi kwa mfumo wako
Baada ya kupata faili zako pamoja mahali pamoja, unaweza kuchukua hesabu yao haraka. Wakati unakagua faili zako, zingatia kategoria za jumla ambazo zinaweza kutoshea. Andika makundi haya chini ili kuunda mfumo wa kimsingi wa shirika ambao utakuwa ukitumia faili zako. Angalia baadhi ya kategoria hizi za kawaida kupata maoni ya ni zipi unazotaka kutumia:
- Rekodi za kisheria zilizo na tanzu ndogo kama vile vyeti vya kuzaliwa, vyeti vya kifo au hati za ndoa.
- Nyaraka za kifedha zinazofunika muhtasari wako wa zamani wa kifedha, habari ya kadi ya mkopo, ripoti za mkopo au muhtasari wa kila mwaka wa kifedha.
- Kumbukumbu za mali.
- Nyaraka za kibinafsi kama diploma, rekodi za ajira, rekodi za afya na sera za bima.
Hatua ya 4. Faili hati za kuhifadhi muda mrefu mbali
Weka nyaraka ambazo umeziita kama faili za kumbukumbu kwenye kontena lako la kuhifadhi muda mrefu. Faili hizi hazitapatikana mara nyingi, kwa hivyo hakikisha zimewekwa katika kategoria zao sahihi kwenye mfumo wa kufungua ili kurudisha baadaye. Faili za kumbukumbu zitaunda hati zako nyingi na zilizopangwa.
- Uhifadhi wa muda mrefu unaweza kugawanywa katika vikundi viwili zaidi: faili za kudumu na faili "zilizokufa".
- Faili za kudumu zinaweza kujumuisha nyaraka za elimu, nyaraka za ajira au nyaraka zingine muhimu ambazo unaweza bado kuhitaji kupata.
- Faili "zilizokufa" ni hati ambazo unaweza kuhitaji kuzipata tena. Rekodi za zamani za ushuru zinaweza kutoshea katika kitengo hiki. Kumbuka, hata hivyo, kwamba mapato ya ushuru yanapaswa kuwekwa kwa miaka saba.
Hatua ya 5. Weka hati zako za sasa katika sehemu yako ya hati
Nyaraka ambazo utatumia mara nyingi au bado unahitaji kuzihakiki, zitahitajika kuwekwa kwenye sehemu yako ya hati. Sehemu hii katika mfumo wako wa kufungua itakuruhusu kufikia haraka hati ambazo haziko tayari kabisa kuhifadhi. Yafuatayo ni makundi manne ya hati yanayotumika ambayo unaweza kuzingatia kutumia:
- Nyaraka ambazo bado zinahitaji umakini wako.
- Nyaraka ambazo bado unahitaji kusoma au kukagua.
- Bili ambazo bado unahitaji kulipa.
- Nyaraka ambazo ziko tayari kuhamia kwenye uhifadhi wa muda mrefu.
Sehemu ya 3 ya 4: Kuandaa Faili za Elektroniki
Hatua ya 1. Anza na kategoria pana kisha uwe maalum zaidi
Kama vile faili zako za mwili, utahitaji kuanza na kategoria pana zaidi ambazo faili zako zinaingia. Kwa mfano, ikiwa wewe ni mkandarasi huru, unaweza kutaka kupanga faili zako na mwajiri. Hiyo ni, tengeneza folda moja kwa kila mmoja wao. Kisha, unapaswa kugawanya faili zako ndani ya kila kategoria pana kuwa ndogo. Hii inamaanisha kuwa folda za mwajiri wako zinaweza kugawanywa katika folda tofauti zilizo na habari juu ya kila mradi na mwajiri huyo.
- Fikiria kukaa thabiti ndani ya kila jamii pana. Hii itafanya faili zako kupatikana kwa urahisi. Kwa mfano, unaweza kuwa na folda ndogo kwa kila mradi ina faili kama "hati za mradi", "bili," na "mawasiliano."
- Unaweza pia kupanga folda kwa upana na mwaka ikiwa hiyo inaonekana kuwa rahisi au muhimu zaidi kwa faili zako.
Hatua ya 2. Changanua au kupakua faili ambazo huna elektroniki tayari
Inaweza kuwa na faida kuwa na faili zako zote zimehifadhiwa kwa umeme mahali pamoja. Licha ya muda unaohitajika, unapaswa kujaribu kuchanganua nyaraka zako nyingi za mwili iwezekanavyo ili ziweze kuokolewa kwa umeme na kuhifadhiwa nakala. Kwa kuongeza, hakikisha kupakua faili zozote zilizoshikiliwa mkondoni katika sehemu zingine, ikiwa tovuti ya mwenyeji haitaweza kufikiwa wakati unahitaji faili tena. Panga faili hizi kama ungependa wengine wowote.
Hatua ya 3. Toa faili zako majina maalum
Majina ya faili yanapaswa kueleweka kwa urahisi na ya kipekee. Hiyo ni, unapaswa kuangalia majina yako ya faili na ujue mara moja yaliyomo. Jaribu kujumuisha tarehe, kiashiria cha folda ambazo zitakuwa na faili, na kielezi cha kibinafsi. Kwa mfano, faili ya malipo iliyoundwa mnamo Juni 2016 kwa mteja wako X Corp inaweza kuitwa "0616_XCorp_Invoice_2." Hii itakuruhusu kujua haswa faili iliyo na faili bila kuchukua muda wa kuifungua.
Mfumo wowote unaotumia kutaja faili zako, hakikisha unafanya hivyo kila wakati. Mara tu umechagua mfumo, fimbo nayo; itakuwa ngumu kurudi nyuma na kubadilisha faili zako zote baadaye
Hatua ya 4. Hifadhi faili zako mara kwa mara
Hatari kuu ya utunzaji wa faili za elektroniki ni kwamba habari yako inahusika na upotezaji kupitia ajali ya kompyuta. Jitayarishe kwa hili kwa kuhifadhi nakala za faili zako mara kwa mara kwenye huduma ya kuhifadhi nakala mtandaoni, CD, au diski kuu ya nje. Hakikisha kuweka lebo kwenye vifaa hivi vya uhifadhi waziwazi kama vile umeweka lebo kwenye faili zako. Ikiwa una gari la nje au CD, fikiria kuziweka mahali salama mbali na makazi yako ya msingi ili kuepuka upotezaji wa jumla kutoka kwa moto au janga la asili.
Sehemu ya 4 ya 4: Kudumisha Mfumo wako wa Uhifadhi
Hatua ya 1. Endelea na mfumo wako
Baada ya kuunda mfumo wako wa kujaza, utahitaji kuendelea kuitumia kama unavyokusudia. Kuenda nyuma sana, kupuuza vitu ambavyo vinahitaji kuwekwa kwenye faili au kuweka visivyofaa vitu vyote kunaweza kutengua kazi ngumu uliyoweka. Hakikisha unaambatana na mfumo wako wa kufungua ili uendelee kukufanyia kazi.
- Mara kwa mara kutafuta faili ambazo haziko mahali zinaweza kusaidia kuweka mfumo wako sawa.
- Usipuuze kuweka hati zako za kazi mbali kwenye uhifadhi wako wa hati.
Hatua ya 2. Ondoa faili za zamani
Faili zingine ni muhimu kuzihifadhi kwa muda mrefu. Walakini, mfumo wako wa kufungua utakuwa na ukubwa na utahitaji kuondoa mara kwa mara faili ambazo hazihitajiki tena. Kupalilia mara kwa mara kwa mfumo wa faili yako kutasaidia kuweka mfumo huo katika mpangilio na kufanya kazi vizuri.
- Nyaraka nyingi za zamani za kifedha zitahitajika kuhifadhiwa kwa miaka.
- Bajeti za zamani, taarifa za kifedha au sera za kila mwaka zinaweza kuhitaji kuhifadhiwa kwa mwaka mmoja tu.
- Kuondoa faili za zamani kutaunda nafasi ya hati zinazoingia.
- Kuondoa faili ambazo sio lazima itafanya iwe rahisi kupata hati ambazo unahitaji.
- Vile vile huenda kwa faili za elektroniki. Futa nakala yoyote ya nakala, ya kizamani, au isiyo ya lazima kutoka kwa miradi iliyopita.
Hatua ya 3. Hifadhi faili za zamani za elektroniki
Faili za zamani ambazo bado zinafaa au zinaweza kurudishwa siku moja zinaweza kuwekwa kwenye kumbukumbu. Hii inamaanisha kuzihifadhi mbali na mfumo wako wa kawaida wa kuweka lakini kuziweka kupangwa na kupatikana. Fikiria kuanzisha kategoria pana zaidi ya faili zilizohifadhiwa. Sogeza faili ambazo hazijatumika kwenye folda hii ikiwa na muundo mdogo wa folda. Ikiwa unataka kuweka faili zilizohifadhiwa kwenye njia kwenye skrini yako ya faili, jaribu kuweka "z" mbele ya jina la faili ili iende chini ya mpangilio wa faili yako ya alfabeti. Kwa mfano, unaweza kuiita "z_archive" au kitu kama hicho.
Hatua ya 4. Kuboresha mfumo wako wa kufungua
Kuweka faili zako kwa utaratibu na kuziweka kwa njia hiyo kunaweza kusaidia wakati wa kupanga kwako kibinafsi. Walakini, kutakuwa na nafasi ya kuboresha mfumo wako wa kufungua. Unapoendelea kufanya kazi na mfumo wako wa kufungua, angalia maboresho yoyote ambayo unaweza kufanya kusaidia kuifanya iwe bora zaidi.
- Unaweza kutaka kuondoa kategoria ambazo haionekani kuzitumia.
- Jamii ambazo zinaonekana kutumiwa kupita kiasi zinaweza kuhitaji kugawanywa katika vikundi vidogo.
