Mabadiliko katika taratibu za mahali pa kazi kwa ujumla hutoa matokeo mazuri, kuokoa wakati na pesa za kampuni au kukuza mazingira mazuri ya kazi. Mabadiliko ni ya kufurahisha kwa wale wanaoyazoea kwa urahisi, lakini kwa wafanyikazi wengine mabadiliko yanaweza kuwa yasiyo ya kawaida, ya kukasirisha, au hata ya kutisha. Wanaweza kupata shida kukubali isiyojulikana, na kusababisha shida, au wanaweza kukuza wasiwasi juu ya kufuata sera mpya. Kama kiongozi mahali pa kazi, ni kazi yako kuhakikisha kuwa mabadiliko yoyote yanaenda vizuri iwezekanavyo. Kujifunza jinsi ya kuanzisha na kutekeleza taratibu mpya za mahali pa kazi itasaidia wafanyikazi wako kubadilisha mabadiliko vizuri wakati wa kudumisha ari ya juu ya mahali pa kazi.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kubuni Mabadiliko ya Utaratibu
Hatua ya 1. Jihadharini na gharama
Ikiwa unatekeleza mabadiliko ya utaratibu ili kuokoa pesa kwa miaka michache ijayo, inaweza kuonekana kama chaguo wazi. Lakini ikiwa mabadiliko hayo yatahitaji usanikishaji wa gharama kubwa wa vifaa vipya, mafunzo muhimu ya wafanyikazi, au kuajiri wafanyikazi wapya kuchukua majukumu mapya, unaweza kuhitaji kulinganisha gharama ili kuona ikiwa wanazidi akiba na faida za muda mrefu. Ongea na mhasibu juu ya gharama za jamaa dhidi ya akiba ya muda mrefu kuamua ikiwa kampuni yako inaweza kumudu kutekeleza mabadiliko hayo, au jaribu kufanya uchambuzi rahisi wa faida.
- Uchunguzi wa faida ya gharama unalinganisha gharama zilizotarajiwa dhidi ya faida zinazotarajiwa kuamua mpango bora zaidi, wenye gharama nafuu.
- Kufanya uchambuzi rahisi wa faida na kugawanya karatasi kwenye safu mbili. Orodhesha faida katika safu wima moja na gharama kwenye safu nyingine. Linganisha orodha mbili ili uone ni hatua gani inayofaa zaidi na yenye gharama nafuu.
Hatua ya 2. Fanya iwe rahisi kutambulisha
Hata kama mabadiliko ya kiutaratibu unayoanzisha yatabadilika sana jinsi biashara yako inavyofanya kazi, ni muhimu kufanya mabadiliko hayo kuwa rahisi kuanzisha na kutekeleza. Ikiwezekana, jaribu kutekeleza mabadiliko mapya kwa hatua au awamu. Kwa njia hiyo wafanyikazi wako watapata urahisi kuzoea na kuzoea taratibu mpya.
Ikiwezekana, tekeleza mabadiliko kwa njia ambayo inaruhusu wafanyikazi kurekebisha kwa hatua kwa hatua. Jaribu kutuliza mabadiliko mapya ya kiutaratibu kwa wiki kadhaa au hata miezi kuruhusu hali bora
Hatua ya 3. Pima mafanikio yake
Mabadiliko makubwa ya kiutaratibu yanapaswa kufanywa kwa sababu. Mara tu unapoamua kwanini unafanya mabadiliko hayo, ni muhimu kutafuta njia ya kupima mafanikio ya jamaa ya mabadiliko hayo. Ikiwa mabadiliko yanapaswa kuokoa gharama, basi uwe na kulinganisha kwa gharama ili kutathmini jinsi mabadiliko yamekuwa mazuri baada ya miezi kadhaa. Ikiwa mabadiliko yanatakiwa kuboresha kuridhika kwa wateja, basi chukua tafiti na uangalie idadi ya wateja wanaorudi ambao wamefurahishwa na mabadiliko uliyofanya.
Fikiria kutumia zana ya kifedha ya bure au ya gharama nafuu kufuatilia mafanikio ya kampuni yako kabla na baada ya kutekeleza mabadiliko. Unaweza kupata zana za bure mkondoni kama inDinero au Corelytics, au ujiandikishe kwa huduma ya kina zaidi ya kila mwezi kutoka kwa watoa huduma hao hao
Hatua ya 4. Kuwa na mpango wa kutoroka
Kwa wazi matumaini yako na mabadiliko mapya ya kiutaratibu ni kwamba itafanya mambo kuwa bora mahali pa kazi. Lakini unafanya nini ikiwa tofauti inaishia kutokea? Mpango wowote mzuri wa mabadiliko ya kiutaratibu unapaswa kuwa na mpango wa kuhifadhi nakala rudufu au, ikiwa yote mengine yatashindwa, mpango wa kutoroka kuachana na mabadiliko kabisa.
- Amua ikiwa utarejelea taratibu za zamani endapo mabadiliko mapya yatashindwa, au ikiwa utatekeleza mpango wa kuhifadhi nakala. Ikiwa unachagua mpango wa kuhifadhi nakala rudufu, uwe na mipango madhubuti kwa hali tu.
- Unaweza kutaka kuepuka kuwaambia wafanyikazi wako kuwa una mpango wa kuhifadhi nakala rudufu au unaweza kurudi kwenye taratibu za zamani. Kuwaambia vitu hivi kunaweza kukufanya uonekane dhaifu au kutofanikiwa kama kiongozi, na inaweza kuongeza upinzani wa mfanyakazi kwa mabadiliko ikiwa watajua kuwa upinzani wa kutosha wa sauti utarudisha mambo kwa jinsi yalivyokuwa.
Sehemu ya 2 ya 3: Kudumisha Ujasiri na Udhibiti
Hatua ya 1. Eleza maono yako
Ikiwa unaamini kuwa mabadiliko ya kiutaratibu unayofanya yataboresha kampuni na / au mahali pa kazi, wasiliana na hii. Wajulishe wafanyikazi wako jinsi unavyofikiria kampuni hiyo mwaka mmoja kutoka sasa, na weka mikakati (pamoja na mabadiliko haya ya kiutaratibu) ambayo itasaidia kupata kampuni mahali unapoamini inahitaji kuwa.
- Shiriki maono yako na wafanyikazi wako. Kuwa wazi na mafupi katika kuelezea unachotaka kwa kampuni yako.
- Waelewe wafanyikazi wako.
- Wape nguvu wafanyikazi wako kwa kuwaacha waseme maoni yao, wasiwasi, na maoni ya jumla juu ya mabadiliko unayopendekeza. Walakini, usipoteze muundo wa shirika la kampuni yako.
- Amua ikiwa itakuwa bora kuwasiliana na maono yako na kutangaza mabadiliko kwa mtu au kupitia barua pepe. Masuala ya uharaka huwasilishwa vyema kibinafsi, na ujumbe ulioandikwa / barua pepe unaweza kupuuzwa kwa urahisi.
KIDOKEZO CHA Mtaalam
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Hatua ya 2. Uza mabadiliko
Haijalishi ni mabadiliko gani ya utaratibu wa mahali pa kazi unayojaribu kutekeleza, inaweza kuwa haitoshi kuwaambia tu wafanyikazi wako "Ndio njia tu itakavyokuwa kuanzia sasa." Kama kiongozi, ni jukumu lako kuongoza, na hiyo inamaanisha kupata wafanyikazi wako nyuma yako 100%. Mara tu unapotangaza mabadiliko, wauzie wafanyikazi wako. Wasaidie kuona kwanini mabadiliko hayo ni mazuri kwa kampuni na, mwishowe, ni mazuri kwa wafanyikazi.
- Wacha wafanyikazi wako wajue motisha yako (au ya kampuni) ya kutekeleza mabadiliko haya. Ikiwa mabadiliko yataokoa pesa, basi sema hivyo. Ikiwa wataunda mazingira bora ya kazi, basi kila mtu ajue. Haijalishi motisha ni nini, weka wazi kuwa faida za mabadiliko haya zitazidi gharama na shida za utekelezaji.
- Onyesha kwa nini njia ya zamani ya kufanya mambo ilikuwa isiyofaa au isiyofaa. Kuwa na tofauti iliyo wazi kunaweza kufanya iwe rahisi kwa wafanyikazi kuelewa ni kwanini mabadiliko hayo yalikuwa muhimu.
Hatua ya 3. Ondoa kutokuwa na uhakika wowote
Moja ya sababu kubwa ya wafanyikazi kupinga mabadiliko ni hofu wanayohisi kwa haijulikani. Ikiwa kuna kutokuwa na uhakika juu ya jinsi biashara ya kila siku itakavyofanya kazi, au juu ya majukumu maalum ambayo wewe na wafanyikazi wako mtacheza katika mabadiliko haya, utahitaji kuondoa kutokuwa na uhakika. Unaweza kufanya hivyo kwa kutarajia maswali, mashaka, na hofu ambayo wafanyikazi wako wanaweza kuwa nayo na kuipunguza kabla ya kuja.
- Kuwa mwangalifu katika upangaji wako wa jinsi biashara itakavyofanya kazi na ni mabadiliko gani (ikiwa yapo) yatatokea katika majukumu ya wafanyikazi wako. Wajulishe kuwa majukumu yao hayatabadilika, au ikiwa majukumu yao yataathiriwa kwa njia yoyote, basi wazi juu ya hili tangu mwanzo.
- Jaribu kuweka mabadiliko ya kiutaratibu kwa njia ambayo wafanyikazi wataona mabadiliko hayo kama kuboreshwa kwa jinsi wanavyofanya kazi. Ikiwa utaondoa shaka inayozunguka matangazo yasiyo wazi ya kiutaratibu na kuweka upya mabadiliko hayo kama njia ya kuunda mazingira bora ya kazi au utaratibu laini wa shughuli, wafanyikazi wako watakuwa kwenye bodi.
KIDOKEZO CHA Mtaalam
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Utofauti, Mshauri wa Usawa na Ujumuishaji
Mtaalam wetu Anakubali:
Wakati mabadiliko ya kiutaratibu yanatekelezwa na sheria mpya au miongozo ikiwekwa, kuwa wazi juu ya ni mambo gani ya mabadiliko ambayo hayataweza kujadiliwa na ambayo yanaweza kubadilika. Kwa mfano, unaweza kusema,"
Hatua ya 4. Wakati ni sawa
Wataalam wengine wa biashara wanashauri kwamba wakati wa tangazo la kiutaratibu inaweza kuwa sababu kubwa ya kupata wafanyikazi. Hakuna sheria ya wazi juu ya wakati ni sawa, kwani kila hali na mahali pa kazi ni tofauti, lakini kufahamu jinsi mabadiliko yanavyoathiri wafanyikazi wako inaweza kukusaidia wakati wa kutangaza na kutekeleza vizuri zaidi.
- Ikiwa taratibu mpya zitahitaji mafunzo ya ziada, jaribu wakati wa utekelezaji wa taratibu hizo kwa njia ambayo inawapa wafanyikazi wako muda wa kutosha wa kujiandaa. Kwa mfano, usitangaze taratibu mpya siku ya Ijumaa ikiwa zitaanza kutumika Jumatatu ifuatayo. Hiyo inaweza kuhitaji wafanyikazi kuja mwishoni mwa wiki kwa mafunzo au kinyang'anyiro cha kubaini mambo siku ambayo mabadiliko yatatokea moja kwa moja.
- Ikiwezekana, tangaza mabadiliko ya kiutaratibu wiki chache kabla ya kutokea. Hii itampa kila mtu nafasi ya kusoma taratibu mpya, kuelewa ni tofauti gani na zile za zamani, na kujifunza jinsi ya kufanya mabadiliko muhimu.
Sehemu ya 3 ya 3: Utekelezaji wa Mabadiliko
Hatua ya 1. Usipoteze kitambulisho cha kampuni yako
Mabadiliko ya kiutaratibu kawaida ni mazuri, lakini hayapaswi kuwa makubwa sana kwamba wafanyikazi wako hawatambui tena kampuni - angalau sio mara moja. Kumbuka kwamba kwa kuongeza faraja kwa wanaojulikana, wafanyikazi wako wengi wanaweza kuwa waaminifu na wakfu kwa kampuni kwa picha / kitambulisho chake au dhamira yake ya asili. Ni sawa kuhamisha mambo haya kupitia mpango wa muda mrefu, lakini kufanya mabadiliko makubwa kwa muda mfupi kunaweza kuwatenga au kuwatia hofu wafanyikazi wako waaminifu.
Hatua ya 2. Tafuta pembejeo
Kiwango cha kuridhika kwa wafanyikazi wako kitakuwa moja wapo ya viwango bora vya jinsi mabadiliko yamekuwa na ufanisi. Wafanyikazi wengine, kwa kweli, watapinga mabadiliko bila kujali ni nini kitatokea, lakini wafanyikazi wengine wanaweza kupenda mwelekeo wa jumla wakati wana kutoridhika juu ya jinsi mabadiliko hayo yanavyotekelezwa.
- Njia rahisi ya kuhakikisha kuridhika kwa mfanyakazi na kupima mabadiliko yoyote ya baadaye ambayo inaweza kuwa muhimu ni kuwauliza wafanyikazi maoni juu ya mabadiliko hayo. Wajulishe kwamba wakati unaweza kuwa huru kufungua mabadiliko, unathamini uingizaji na ushirikiano wa wafanyikazi linapokuja jinsi mabadiliko hayo yanatekelezwa.
- Fikiria kuunda kikosi kazi au kamati ya kutafuta maoni juu ya jinsi mabadiliko yanavyotekelezwa na pembejeo juu ya jinsi mabadiliko yanaweza kutekelezwa kwa mafanikio zaidi.
Hatua ya 3. Utendajikazi wa mfanyakazi
Njia moja ya kusaidia kupata wafanyikazi kwenye bodi na mabadiliko mapya ya kiutaratibu ni kutengeneza malengo ya muda mfupi kwa wafanyikazi wako na kuwazawadia wale wanaofikia malengo hayo. Inaweza kuonekana kama hoja isiyo na maana, lakini inaweza kusaidia kujenga msaada kwa mabadiliko na kushawishi hamu kubwa ya kutekeleza mabadiliko hayo.
Vidokezo
- Pata wafanyikazi wako kwenye bodi na ushiriki na mabadiliko katika taratibu mapema iwezekanavyo.
- Jaribu kutafuta msaada kutoka kwa wafanyikazi na sehemu ya upangaji au utekelezaji wa mchakato huu.
- Kuhimiza kubadilika mahali pa kazi. Kadri wafanyikazi wako wanavyoweza kuzoea kubadilika, mchakato huu utakuwa rahisi kwa kila mtu.
