Kupanga mkutano wa ukumbi wa mji juu ya suala la kiafya kimsingi sio tofauti kuliko kupanga ukumbi wa mji juu ya suala lingine lolote, isipokuwa kwa mapambo ya watazamaji na aina ya watendaji ambao watazungumza hafla hiyo. Hata hivyo, kuna mengi ambayo huenda katika kupanga mkutano wa ukumbi wa mji wa aina yoyote kwa mafanikio. Utahitaji kufanya kazi kwa bidii, kuajiri wadau muhimu, na hakikisha umejipa wakati wa kutosha wa kuongoza ili kupata umakini wa waandishi wa habari na jamii.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuweka Msingi
Hatua ya 1. Unda kamati ya mipango
Wazo nyuma ya kamati ya mipango ni nguvu kwa idadi. Kuna masuala machache yanayohusiana na huduma ya afya ambayo hayajali zaidi ya shirika moja. Unahitaji kutambua mashirika mengine ndani ya jamii inayohusika na suala lako, kuwashawishi washiriki muhimu juu ya faida za ukumbi wa mji, na uwaajiri kwenye kamati yako ya mipango.
- Kwa mfano, ikiwa suala lako la wasiwasi lilikuwa lishe ya watoto, mashirika mengine ya jamii yanayohusika na suala hilo inaweza kuwa shule, madaktari wa watoto, benki za chakula, makanisa, wakulima, na huduma za mchana.
- Kujitangaza kunaweza kuwa motisha wa kulazimisha sana. Fikia mashirika lengwa kutoka mahali pazuri kuelezea jinsi kushiriki katika ukumbi wa mji kunaweza kuwa na faida kwao haswa.
Hatua ya 2. Ujanibishe maswala
Ni rahisi sana kuwa na wasiwasi juu ya suala linalokuathiri moja kwa moja. Ili kufanya mada ya ukumbi wa mji wako iwe ya haraka zaidi na ya kulazimisha, sisitiza athari ya eneo la suala badala ya athari ya kitaifa au ya ulimwengu.
- Kwa mfano, ikiwa jiji au jimbo lako lina kiwango cha juu cha maambukizo ya VVU, au kiwango cha juu cha unene kupita kiasi, unapaswa kusisitiza shida eneo lako litakabiliwa kama matokeo badala ya shida zinazotokana na utambuzi wa VVU au unene kupita kiasi.
- Kwa hivyo unaweza kusema: "Jiji la Philadelphia litalazimika kulipa $ 3.5 bilioni zaidi kwa gharama za huduma ya afya kwa miaka 15 ijayo kwa sababu ya kiwango chetu cha unene kupita kiasi," badala ya "Unene kupita kiasi husababisha gharama kubwa za huduma za afya."
Hatua ya 3. Tambua malengo
Malengo ya mkutano wako yataamua muundo, ni nani unaowaalika na ni jinsi gani utakuza. Neno "ukumbi wa mji" linaashiria tu aina ya mkutano ambapo swali la wazi na jibu kutoka kwa umma inajumuisha sehemu kubwa ya mkutano.
Malengo ya mkutano wako yanaweza kuwa ya habari, utetezi wa msimamo fulani, au kutoa maoni kwa wagombea wa kisiasa. Wakati mikutano ya wagombea wa kisiasa na mikutano ya utetezi labda inavutia zaidi, sio lazima iwe bora kwa suala lako. Kwa mfano, ikiwa maoni ya umma ni kinyume na malengo ya sera ya shirika lako, mkutano wa habari unaweza kuwa mkakati bora wa kubadilisha maoni kutoshea mahitaji yako
Hatua ya 4. Chagua umbizo
Muundo wa jadi wa ukumbi wa mji ni kwa jopo la spika tatu hadi tano pamoja na msimamizi kutoa utangulizi mfupi unaoelezea asili na nafasi zao. Halafu, msimamizi huwafungulia wasikilizaji maswali. Wakati wasikilizaji wanaweza kuuliza maswali kwa mtu fulani wa jopo, msimamizi anapaswa kuwa msimamizi, na ikiwa wanahisi mpango huo utaendelea kwa kuuliza swali hilo hilo kwa wanajopo wengi, wanapaswa. Fomati zingine zinaweza kujumuisha:
- Fomu safi ya maswali na majibu. Hii inaweza kuwa nzuri kwa baraza la mgombea.
- Fomati ya maswali isiyojulikana, ambapo maswali huwasilishwa mapema, na msimamizi anachagua maswali gani kuwasilisha kwa jopo. Muundo huu unaweza kuwa mzuri kwa masomo yenye utata.
Sehemu ya 2 ya 3: Kuvuta Mkutano Pamoja
Hatua ya 1. Chagua mahali, tarehe, na saa
Eneo la mkutano linapaswa kuwa katika eneo la kati, lisilo na upande wowote, eneo lenye walemavu. Makanisa, maktaba, majengo ya serikali na vituo vya jamii zote ni chaguo nzuri. Hakikisha haigongani na hafla nyingine maarufu ya jamii, na ifanye wakati ambapo watu wengi wataweza kuhudhuria-wikendi, au ikiwa wakati wa wiki, jioni.
- Utawala mzuri wa kidole gumba ni kuchagua kila mahali eneo ambalo ni ndogo sana. Ukumbi uliojaa huunda maoni ya shughuli na umaarufu, ambayo kila wakati ni bora kuliko mbadala.
- Fanya hafla hiyo kuwa ya bure au ya gharama ya kawaida, lakini wahimize waliohudhuria RSVP-ukurasa wa Facebook, anwani ya barua pepe, au nambari ya simu kupiga ni njia rahisi, za bei ya chini za kufanya hivyo. Fikiria theluthi mbili ya "maybes" haitaonekana.
- Hakikisha una eneo mbadala la mkutano ikiwa eneo lako lililopangwa litaanguka.
Hatua ya 2. Waalike wanajopo
Wajopo ni moja ya sababu muhimu zinazochangia kufanikiwa au kufeli kwa ukumbi wa mji. Ingawa ni bora kuwa na watu mashuhuri kwenye jopo lako, hiyo sio chaguo kila wakati. Jambo bora zaidi ni kuwa na wanajopo wanaowakilisha mashirika mashuhuri na / au wajumbe wa jopo wenye asili mashuhuri-inatoa tukio kuaminika zaidi.
- Angalia kwa viongozi waliochaguliwa, wasomi, viongozi wa kanisa na jamii, na watoa matibabu.
- Hili ni eneo lingine ambapo kamati anuwai ya kupanga inaweza kusaidia. Kadiri unavyofikia sana uhusiano wa wanachama wa jamii inayopanga, ndivyo unavyoweza kuwa na uwezo wa kugonga jopo la wataalam anuwai na la kufurahisha.
- Usipunguze sababu ya utu wakati unawaalika wanajopo. Wajopo wanapaswa kuaminika vya kutosha kuwafikisha watu kwenye ukumbi wa mji, lakini wanapaswa kusisimua vya kutosha kwamba watu wazungumze juu ya ukumbi wako wa jiji muda mrefu baada ya kumalizika.
Hatua ya 3. Kuajiri msimamizi
Wasimamizi ni jambo lingine muhimu katika kufanikiwa kwa ukumbi wa mji. Msimamizi anapaswa kuwa na heshima ya wanajopo na watazamaji, pamoja na hali ya kutuliza mivutano na kuharakisha majadiliano.
Fikiria juu ya msimamizi kama MC-wanapaswa kuwa wachangamfu, lakini sio wenye haiba sana wanawafunika paneli au kutawala majadiliano. Wajumbe wa vyombo vya habari, majaji wastaafu na mawakili, na makasisi wanaweza kuwa wagombea wazuri
Hatua ya 4. Fupisha wanajopo
Hakikisha wanajopo wako wanajua kuhusu muundo wa ukumbi wa mji, paneli zingine, idadi inayotarajiwa ya waliojitokeza, na masomo kwenye ajenda. Maadamu wako tayari, waandae kuzungumza na vyombo vya habari baadaye.
Ni wazo nzuri kuwa na wanajopo wako wafike dakika arobaini na tano hadi saa kabla ya wakati ili uweze kupita kwenye muundo na masomo mara ya mwisho
Hatua ya 5. Weka wafanyakazi
Wafanyikazi wengine muhimu watahitajika kuhakikisha mkutano unaendelea vizuri. Unapaswa kuwa na mtu wa kuzungumza na vyombo vya habari, kukalisha wageni, na kupeana vifaa kama ajenda za mkutano kwa wanajopo na wageni.
Hizi zote ni kazi nzuri kwa wajitolea
Hatua ya 6. Andaa vifaa vya mapema
Haijalishi ukubwa wa mkutano wako, utahitaji vifaa vichapishwe kupitisha wageni, waandishi wa habari, na wapiga jopo. Aina ya mkutano utakaoendesha itaamuru aina maalum za vifaa. Kwa mfano:
- Ikiwa unaendesha mkutano wa habari, ni wazo nzuri kuchapisha vijikaratasi au brosha ambazo zitagusa habari zingine ambazo utazika kwenye ukumbi wa mji. Kwa mfano, ikiwa suala lako ni VVU katika jamii yako, basi chapisha mwaliko ambao unapita juu ya takwimu muhimu juu ya athari za VVU mahali hapo.
- Ukumbi wa mji na wagombea wa kisiasa au maafisa wanaweza kujumuisha habari kuhusu nafasi za wagombea au maafisa na vyama vinavyohusiana na suala lako la kiafya.
Sehemu ya 3 ya 3: Kujiandaa kwa Mkutano
Hatua ya 1. Hakikisha vyombo vya habari vinajitokeza
Waandishi wa habari ni muhimu kwa ukumbi wa jiji wenye mafanikio. Ikiwa ukumbi wa mji umejikita katika utetezi wa maswala, usambazaji wa habari, au jukwaa la kisiasa, kujulikana kwake kutaathiri mafanikio ya malengo hayo na uwezo wako wa kuweka kumbi za miji katika siku zijazo.
- Utahitaji kuandika matangazo, tambua waandishi ambao hushughulikia hadithi juu ya afya, maswala ya jamii, au siasa, na uwafikie kila wakati.
- Kutolewa kwa waandishi wa habari ni hati rahisi iliyotumwa kwa mashirika ya media ambayo inaelezea hafla na kwanini ni muhimu. Kutolewa kwa waandishi wa habari kawaida huwa chini ya ukurasa mrefu.
- Habari ni juu ya hafla za sasa, kwa hivyo unahitaji kuhakikisha unasisitiza kwa waandishi wa habari kwanini ukumbi wa mji ni hafla ya kuangazia sasa na sio baadaye. Kwa mfano-kunona sana siku zote ni shida, lakini inafanya tu habari wakati utafiti umetolewa unaonyesha kuonyesha sababu nyingine kwanini ni mbaya.
Hatua ya 2. Fikia mashirika yenye nia moja
Wajumbe wa kamati yako ya mipango, wajumbe wa jopo, na washiriki wa mashirika yanayohusiana ambao sio sehemu ya moja kwa moja ya ukumbi wa mji wanapaswa kulimwa ili kutangaza hafla hiyo.
Usisahau kutumia rasilimali kama vyuo vikuu vya chuo kikuu, hospitali, na wakala wa serikali. Tuma vipeperushi vinavyotangaza tukio hilo katika maeneo hayo. Wanaweza kuwa njia nzuri ya kuongeza mahudhurio
Hatua ya 3. Piga media ya kijamii
Usisahau mtandao mpana wa vikundi vya maswala kwenye Facebook na vituo vingine vya media ya kijamii. Usifikie tu mashirika ya matofali na chokaa na watu kwenye orodha ya malipo. Tuma kwa vikundi vya Facebook, blogi, na bodi za ujumbe wa mashirika yenye nia na inayohusiana.
Hakikisha wanajopo na wanachama wako pia wanatangaza hafla hiyo kwenye Twitter, Facebook, na Instagram
Hatua ya 4. Weka pakiti za waandishi wa habari
Pakiti ya waandishi wa habari inatofautishwa na toleo la waandishi wa habari kwa kuwa ni pakiti ya vifaa vilivyopewa waandishi wa habari siku ya hafla badala ya kushawishiwa kushughulikia hafla. Inapaswa kujumuisha:
- Kutolewa kwa vyombo vya habari.
- Wasifu wa paneli na spika.
- Habari juu ya mada hiyo, pamoja na masomo yanayofaa, takwimu, na hadithi za kibinafsi za watu walioathiriwa.
Hatua ya 5. Tarajia yasiyotarajiwa
Wakati mwingine paneli hazionyeshi. Wakati mwingine waandamanaji hufurika kwenye ukumbi huo. Dhoruba ya theluji inaweza kufagia katika eneo hilo ghafla. Kama mpangaji wa hafla, unahitaji kupanga mipango hii kwa kuweka nafasi spika mbadala au kupanga tarehe mbadala.
- Ikiwa ukumbi wako wa jiji umefurika na waandamanaji, mabadiliko katika muundo yanaweza kuwa sahihi. Ikiwa muundo wa asili ni swali wazi na jibu, pata maswali ya mapema badala yake. Ikiwa waandamanaji wako nje, waalike ndani na ubadilishe muundo ili kuendeleza maoni ya maswali.
- Panga spika mbadala kutoka shirika lako au mashirika yanayoshiriki ikiwa tu spika iliyopangwa haionyeshi. Ikiwa ukumbi wa mji ni kongamano kati ya wagombea wa kisiasa, lisisitize kwa vyombo vya habari - ambayo itawafanya watamani wangejitokeza.